Guide · Production événementielle à Paris
Agence événementielle ou boîte de production : qui fait quoi et à qui confier votre événement
Vous avez une idée, une date, parfois déjà un concept. Selon ce qui reste à faire, vous confiez votre événement à une agence événementielle, à une boîte de production, ou aux deux ensemble.
Agence événementielle ou boîte de production : une agence événementielle conçoit votre événement et porte la relation avec la marque ; une boîte de production le réalise, de l'étude de faisabilité à la régie du jour J. Sur un même projet, les deux travaillent souvent ensemble. Prodbox est une société de production événementielle installée à Paris et fondée en 2018 : nous produisons pour des maisons de luxe et des entreprises en direct, et pour des agences événementielles.
Une agence événementielle, de vos objectifs au concept
Une agence événementielle part de vos objectifs pour imaginer l'événement : le message, le concept créatif, le parcours de vos invités. Elle présente ses propositions à la marque, puis coordonne l'ensemble jusqu'au jour J. Certaines agences ont leur propre équipe de production ; d'autres confient la réalisation à une boîte de prod et gardent la création et la relation avec leur client. En France, les agences événementielles ont leur organisation professionnelle, LÉVÉNEMENT.
Une boîte de production événementielle, de l'étude de faisabilité à la régie
Une boîte de production événementielle réalise l'événement : elle vérifie qu'il tient dans le lieu, le calendrier et le budget, choisit les prestataires, dessine les plans techniques et tient la régie le jour J. On parle aussi de société de production événementielle. Chez Prodbox, nous vous conseillons à chaque étape : étude de faisabilité, cahiers des charges, budget, sélection des prestataires et négociation des prix, plans techniques, mise en lumière, constitution des équipes, suivi et régie. Vous gardez la main sur le contenu de votre projet, et nous menons sa production événementielle jusqu'au démontage. Ce métier fait partie de ceux que fédère l'UNIMEV, l'Union française des métiers de l'événement.
Qui fait quoi, poste par poste
Sur un projet commun, une agence événementielle et une boîte de production se répartissent les postes ainsi, à préciser pour chaque événement :
- Objectifs et message · agence événementielle, avec vous
- Concept créatif et parcours des invités · agence événementielle
- Relation avec la marque et validation des choix · agence événementielle
- Étude de faisabilité et repérage technique · boîte de production
- Cahiers des charges, choix des prestataires, négociation des prix · boîte de production
- Budget de production et suivi des dépenses · boîte de production, qui en rend compte à son client
- Plans techniques, mise en lumière, constitution des équipes · boîte de production
- Régie du jour J, démontage et remise du lieu · boîte de production
Si vous travaillez en direct avec une boîte de production, vos équipes tiennent les trois premiers postes : vous apportez le concept et validez les choix, et elle prend en charge la réalisation.
Choisir une agence, une boîte de prod, ou les deux
Choisissez une agence événementielle si le concept reste à inventer, une boîte de production si l'idée existe et qu'il faut la réaliser, et les deux si votre projet demande autant de création que de production.
Une maison ou une entreprise qui a sa propre équipe événementielle gagne à travailler en direct avec une boîte de prod : un seul interlocuteur pour la technique, des prestataires choisis avec elle, un budget suivi poste par poste. C'est ainsi que nous assurons la production événementielle à Paris pour les maisons de luxe et pour les entreprises ; vous retrouvez les univers des maisons, du parfum au champagne, sur la page événementiel luxe à Paris.
Une agence qui a remporté une consultation confie souvent la production à une boîte de prod : elle garde la création et la relation avec la marque, et s'appuie sur une équipe qui connaît les prestataires, les lieux et la régie. Les agences événementielles qui nous confient la production de leurs projets procèdent ainsi, et nous travaillons pour elles avec la même discrétion que pour une maison.
Parmi les formats que nous avons produits figurent des forums, des conférences, des activations, des voyages influenceurs et des festivals.
Les questions à poser avant de confier votre événement
Avant de choisir, posez cinq questions à l'équipe en face de vous, sur la régie, les contrats, le budget, la confidentialité et ses réalisations.
- La régie · une personne nommée, présente du montage au démontage.
- Les contrats · la boîte de prod signe avec les prestataires et refacture, ou vous signez en direct sur sa recommandation.
- Le budget · poste par poste, sur des devis comparables, avec des points d'étape.
- La confidentialité · des règles écrites, reprises dans le cahier des charges de chaque prestataire.
- Les réalisations · des événements de même format, dans des lieux comparables au vôtre.
À Paris, ajoutez une question sur les lieux de la ville : créneaux de livraison, horaires de montage, heure de fin. La régie technique les intègre au planning, du premier camion au dernier départ.
Parlez-nous de votre projet et de sa date, nous commençons par l'étude de faisabilité.
Vous pouvez aussi nous appeler au +33 6 51 66 58 53.
Auteur
Boris Malesset, fondateur de Prodbox
Boris Malesset a fondé Prodbox, société de production événementielle à Paris, en 2018 ; il organise des shows et des événements depuis 1994. En savoir plus : à propos de Prodbox.
Mis à jour le [date de mise en ligne]
Le budget de production, poste par poste
Nous montons le budget de production poste par poste : lieu, décor, son, lumière, vidéo, structures, mobilier, équipes techniques, transport du matériel. Nous écrivons un cahier des charges par métier ; les prestataires consultés chiffrent tous la même demande, et vous comparez leurs devis ligne à ligne. Nous négocions les prix, puis suivons les dépenses jusqu'à la clôture du budget. Vous arbitrez en connaissant le coût de chaque choix, une option de décor en plus ou une heure de montage en moins.
Qui signe avec les prestataires
Il existe deux façons de faire. Dans la première, la boîte de production signe avec chaque prestataire et vous adresse une facture d'ensemble : vous avez un seul contrat. Dans la seconde, vous signez en direct avec chaque prestataire, sur les cahiers des charges et la recommandation de la boîte de prod, qui suit ensuite leur travail. Demandez dès le départ laquelle s'applique : elle change la présentation du budget et le partage des responsabilités.
Chez Prodbox, c'est la première : nous signons avec les prestataires et vous refacturons leurs prestations. Vous gardez un seul interlocuteur et recevez une seule facture.
La régie du jour J
Dès le montage, le régisseur général dirige les équipes et règle avec le lieu les questions d'accès, d'horaires et de sécurité. Pendant l'événement, il tient la conduite, le déroulé minuté de la soirée, et donne le top de chaque séquence. Au démontage, les équipes rendent le lieu dans l'état convenu. Sur un projet mené avec une agence, le chef de projet côté agence reste auprès de la marque pendant que la régie tient le plateau.
Confidentialité
Un lancement de produit se prépare dans la discrétion. Nous travaillons dans le plus strict respect de vos règles de confidentialité, et nous les reportons dans le cahier des charges de chaque prestataire.
Parlez-nous de votre projet
Questions fréquentes
Quelle différence entre une agence événementielle et une boîte de production ?
Une agence événementielle conçoit l'événement et porte la relation avec la marque ; une boîte de production le réalise : étude de faisabilité, budget, prestataires, plans techniques, équipes et régie. Sur un même projet, les deux travaillent souvent ensemble.
Comment choisir une agence événementielle à Paris ?
Partez de ce qui reste à faire : une agence événementielle pour inventer le concept, une boîte de production pour réaliser l'événement. Demandez ensuite à l'équipe que vous rencontrez qui tient la régie le jour J et comment le budget est suivi, puis regardez, parmi ses réalisations, des événements comparables au vôtre.
Une agence événementielle peut-elle confier la production à une boîte de prod ?
Oui, c'est une organisation courante : une agence garde la création et la relation avec son client, et confie la réalisation à une boîte de production. Prodbox produit ainsi des événements pour des agences événementielles, avec la même discrétion que pour une maison.
Prodbox est-elle une agence événementielle ?
Non, Prodbox est une société de production événementielle, fondée à Paris en 2018. Nous produisons les événements des maisons de luxe et des entreprises en direct, et nous assurons la production pour des agences événementielles.
Peut-on travailler en direct avec une boîte de production ?
Oui. Si vos équipes ont déjà le concept, une boîte de production réalise l'événement avec vous : étude de faisabilité, budget, choix des prestataires, plans techniques, équipes et régie, jusqu'au démontage.